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Freitag, 27. Oktober 2017 / 22:15:12

«Die Buchhaltung? Macht mein Computer!»

Als der Unternehmer Peter Baumann die pebe AG gründete, war ein Magnetstreifen auf einem Kontoblatt noch etwas Modernes. Heute beschäftigt uns bereits die Frage, ob wir für Buchhaltung und Administration überhaupt noch Menschen benötigen.

pebe entwickelt seit den Siebziger Jahren Software für Finanzdienstleister, Treuhandunternehmen und deren Klienten. Verkauf und Support erfolgen ausschliesslich direkt. Wir sprachen mit dem Mitinhaber Philipp Smolarz.

Glauben Sie wirklich, wir hätten auf ein vollautomatisches Büro gewartet?

Nein, auch wir glauben nicht an Wunder. Aber obwohl wir bereits mehrere bewährte Lösungen im Portfolio haben, ist die Entwicklung nicht stehengeblieben. Unser jüngstes Produkt, eine cloudbasierte Software, ist ein Meilenstein in Bezug auf die Anforderungen von Kleinstunternehmen, Startups und Selbständige. Es berücksichtigt die allgemeine Erfahrung, dass der typische Handwerker oder Einzelunternehmer im Dienstleistungsbereich lieber seine Kunden bedient als die staatliche Bürokratie.

Aber das macht doch der Buchhalter oder Treuhänder...

...der einmal im Jahr - meistens im letzten Moment- einen Karton voller Zettel und Rechnungen erhält, die er dann kontieren und verbuchen muss. Mit unserem neuen System bleiben die Originalbelege bei ihm, und das nötige Knowhow beschränkt sich auf das Wissen, wofür er Geld ausgibt und einnimmt. Wer das weiss - und das muss Jeder wissen, der eine Firma betreibt - kann den Rest delegieren.

Was geschieht mit den Belegen?

Sehr einfach: Eine App scannt den Beleg, archiviert ihn und ordnet ihn in der richtigen Kategorie ein. Aus diesen Informationen können wir Buchungen generieren und dem Treuhänder elektronisch zur Verfügung stellen. Ausserdem werden die Belege auf Knopfdruck exportiert und stehen somit beiden involvierten Parteien per Link zur Verfügung. Die lästige Begleiterscheinung, dass der Unternehmer keinen Zugriff auf seine Papiere hat, während sie beim Treuhänder zum Verbuchen liegen, ist damit endgültig erledigt.

Aber eine Buchhaltung muss immer noch geführt werden, oder?

Ja, sicher. Aber jetzt hat der Treuhänder nach dem Einlesen der Daten bereits alle Buchungen auf dem richtigen Konto. Das aufwändige Tippen entfällt und schafft Raum für höherwertige Tätigkeiten, also betriebswirtschaftliche Beratung. Manuelle Eingriffe erfolgen fast nur noch beim Jahresabschluss, zum Beispiel für Abgrenzungsbuchungen.

Wie ist es mit Rechnungen und Zahlungen?

Das Versenden von Rechnungen mit Einzahlungsschein - praktischerweise als PDF - ist sehr einfach. Das System erkennt Zahlungseingänge und unterstützt auch das Inkasso. Kreditorenrechnungen werden gescannt und automatisch verarbeitet.

Viele Kleinunternehmer haben Mühe mit der Verwaltung von Adressen, Aufgaben usw.

Bestehende Adressen können mit einer EXCEL-Tabelle importiert und sehr einfach verwaltet werden. Jeder Benutzer kann zudem eine Aufgabenliste erstellen und nach individuellen Kriterien sortieren. Nicht zuletzt im Fall einer Stellvertretung infolge Abwesenheit eine praktische Sache.

Also haben wir schon fast ein ERP-System?

Diesen Anspruch erheben wir nicht. Im Vordergrund steht die einfache Bedienung, nicht das Erfüllen aller denkbaren Anforderungen . Aber immerhin beinhaltet die Lösung einen Artikelstamm und deckt auch das Thema Inventur ab. In einem übersichtlichen Dashboard wird der Bediener grafisch über die wesentlichsten Kennzahlen informiert. Umsatzdiagramme, Kosten und ein protokollarischer Verlauf der Aktivitäten zeigen sofort, wo er steht.

Und wenn der User doch einmal ein Problem hat?

Wir sind Direktvertreiber und bedienen sehr anspruchsvolle Kunden. So können wir es uns gar nicht leisten, einen User «hängen zu lassen». Der Anwender hat jederzeit die Möglichkeit, mit uns Kontakt aufzunehmen, wenn er mit den Instruktionen in Blog, FAQ's und Forum nicht weiterkommt. Und was in unserer Branche auch nicht selbstverständlich ist: Das alles in Deutsch.

Wir gross ist der Einführungsaufwand?

Der Anfang ist etwa so kompliziert wie das Erlernen eines Brettspiels. Wer sich dafür interessiert, ruft die entsprechende Website (https://pebesmart.ch) auf und beginnt sofort mit dem kostenlosen Testen. Bereits nach wenigen Minuten kann die erste Rechnung mit eigenem Logo ausgedruckt oder direkt als PDF verschickt werden. Auch der Einzahlungsschein wird automatisch vom System erstellt.

Und jetzt die obligate Schlussfrage: Wie ist der Preis?

Wenn Sie pro Woche einen Kaffee einsparen, ist die Basislösung bereits finanziert. Und auch wenn Sie später aufrüsten und weitere Benutzer integrieren, reden wir immer noch über die Kosten von ein paar Tassen. Auf der anderen Seite muss man sich nicht mehr um Softwareinstallationen, Abstürze, Updates und Backups kümmern. Diese Rechnung geht also auf jeden Fall auf.

Ruedi Stricker (Quelle: pd)

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